Fuhrparkmanagement-Studie: Beschaffung, Kosten und KI im Fokus

Kuhn Fachmedien

Artikel vom 30. Juli 2026
Transporter und Pick-ups

Die »Fuhrparkmanagement Studie 2026« von Dataforce zeigt: Beschaffung und Schadensmanagement belasten viele Fuhrparkverantwortliche. Kosten prägen die Fahrzeugwahl, Software wird vor allem in größeren Flotten genutzt, und KI stößt auf wachsende Offenheit.

Listenpreise und Leasingraten stehen bei der Beschaffung an erster Stelle (Grafik: Dataforce Verlagsgesellschaft für Business Informationen mbH).

Die »Dataforce Fuhrparkmanagement Studie 2026« beschreibt einen Arbeitsalltag, der für viele Fuhrparkverantwortliche zeitintensiver und komplexer geworden ist. Mehr als 80 % der Befragten geben an, dass ihre Aufgaben in den vergangenen Jahren aufwändiger geworden sind. Besonders viel Zeit bindet die Fahrzeugbeschaffung samt Austausch. Wartung, Reparaturen und Untersuchungen machen etwa ein Viertel der Arbeitszeit aus. Hinzu kommen organisatorische und administrative Aufgaben wie Fahrerbetreuung, Versicherungsmanagement und Controlling.

Als besonders zeitintensiv wird das Schadensmanagement wahrgenommen. Es hebt sich in der Bewertung der Befragten von anderen Tätigkeiten ab, weil der Aufwand häufig als unverhältnismäßig gilt. Zusätzliche Anforderungen entstehen durch neue Themenfelder wie ESG-Reporting. Vor allem größere Fuhrparks sind bereits in entsprechende Berichtspflichten eingebunden: Mehr als zwei Drittel der Flotten mit 50 oder mehr Fahrzeugen müssen Daten erheben, aufbereiten und abstimmen.

Beschaffung bleibt zentral gesteuert

In den meisten Unternehmen liegt die Fahrzeugbeschaffung weiterhin zentral beim Fuhrparkmanagement. Dort werden Konfiguration, Bestellung und Abwicklung koordiniert. Mit wachsender Flottengröße werden jedoch auch Nutzer stärker eingebunden, zum Beispiel bei der Fahrzeugkonfiguration. Bei den Beschaffungswegen dominieren weiterhin etablierte Händlerbeziehungen.

Für die Fahrzeugauswahl spielen wirtschaftliche Kriterien die wichtigste Rolle. Bei Pkw stehen Preis und Leasingrate im Vordergrund. Marke, Sicherheitsausstattung und Fahrzeugsegment folgen mit Abstand. Bei Transportern zeigt sich ein ähnliches Bild, allerdings rücken einsatzbezogene Kriterien stärker in den Blick. Dazu gehören Laderaumgröße, Verfügbarkeit und Nutzlast, weil sie direkt mit dem operativen Einsatz verbunden sind.

Auch der Gebrauchtwagenmarkt gewinnt an Bedeutung, vor allem in kleineren Flotten. Entscheidend sind hier ein spürbarer Preisvorteil und eine schnelle Verfügbarkeit. Gebrauchte Pkw werden eher selektiv eingesetzt, während gebrauchte leichte Nutzfahrzeuge wegen ihres funktionalen Charakters in vielen Flotten eine größere Rolle spielen.

Softwareeinsatz und funktionale Lücken

Spezialisierte Fuhrparkmanagement-Systeme sind noch nicht flächendeckend im Einsatz. Größere Flotten nutzen solche Lösungen häufiger, kleinere Fuhrparks arbeiten dagegen oft ohne dedizierte Software. Die Anforderungen sind klar: Im Fokus stehen Kostenkontrolle, die Organisation von Wartungen sowie Compliance-Aufgaben wie Führerscheinkontrollen und UVV-Prüfungen.

In der Praxis werden diese Anforderungen nicht immer vollständig abgedeckt. Besonders im Bereich Compliance bestehen Lücken zwischen Bedarf und Umsetzung. Damit bleibt die Frage, wie digitale Systeme operative Prozesse entlasten und gleichzeitig rechtliche Anforderungen zuverlässiger abbilden können.

Die Nutzung künstlicher Intelligenz ist dramatisch angestiegen (Grafik: Dataforce Verlagsgesellschaft für Business Informationen mbH).

KI wird vor allem für datenbasierte Aufgaben interessant

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz hat im Vergleich zu vor zwei Jahren zugenommen, befindet sich aber weiterhin auf einem frühen Niveau. Gleichzeitig ist die Offenheit gegenüber künftigen Anwendungen hoch. Viele Fuhrparkverantwortliche können sich den Einsatz perspektivisch vorstellen.

Die größten Potenziale sehen die Befragten in datengetriebenen Bereichen. Dazu zählen Analysen und Reporting sowie unterstützende Funktionen in der Rechnungsbearbeitung, Fahrzeugkonfiguration und im Schadensmanagement. Gegen den Einsatz sprechen derzeit oft weniger konkrete Hindernisse als ein noch nicht erkannter Bedarf. Hinzu kommen allgemeine Anforderungen wie Datenschutz und Systemkomplexität.

Für die Studie wurden die Ergebnisse einer Online-Befragung von mindestens 300 Fuhrparkverantwortlichen ausgewertet. Thematisch geht es um Organisation, Steuerung, Beschaffung, Kostenmanagement, Total Cost of Ownership, Elektrifizierung, Software und KI im Fuhrparkmanagement.